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Gestão Documental

3 de maio de 2019

Conheça o conceito

A gestão documental é uma das estratégias adotadas em empresas, que envolve todos os procedimentos de armazenamento e organização de documentos, durante a fase corrente e intermediária de processamento. Com a era digital, trata-se de transformar os documentos importantes em arquivos eletrônicos, facilitando assim sua organização e consulta, quando for necessário, “aposentando” os antigos arquivos físicos que exigiam muito mais tempo e trabalho quando algum documento precisava ser recuperado.

Além de organizar, a gestão de documentos também facilita o acesso a esses papéis para todos os colaboradores da instituição. Muitas implementam um sistema comum em todos os computadores, por meio do qual os funcionários podem compartilhar os materiais entre si, evitando os deslocamentos que tornam o processo mais demorado.

Para ser funcional, trazer resultados e não produzir o efeito contrário, a gestão documental deve ser feita com cuidado, preferencialmente sempre pelos mesmos profissionais. Cada documento, depois de ser digitalizado, deverá ser classificado, e armazenado a partir daí. Esse é justamente o método que facilitará a procura posteriormente.

Por mais elementar que possa parecer, a gestão de documentos é um processo estratégico que trará benefícios para todos os setores da empresa, por causa da organização que promove e que é o primeiro passo para a execução de qualquer tarefa. Uma empresa que tem todos os seus documentos bem organizados e devidamente classificados, será mais ágil para resolver qualquer eventual problema burocrático, que pode aparecer a qualquer momento.

Benefícios e vantagens

O mundo de hoje já praticamente não funciona mais com papel e caneta, tudo está digitalizado e guardado dentro dos computadores. Não é viável para a empresa manter seus documentos em arquivos físicos, pois ocupam um espaço desnecessário, dificultam a organização e procura e tornam mais fácil o extravio de papéis importantes.

Além de tudo isso, também existe a preocupação ecológica, afinal, a grande quantidade de produção de papel é uma das responsáveis pelo desmatamento. Quanto mais complexa é a estrutura de uma empresa, mais documentos ela terá, mais papel e espaço seriam ocupados se fossem fisicamente armazenados.

Como se tudo isso já não fosse o bastante, empresas que investem em uma gestão de documentos de qualidade têm maior controle das informações e processos que correm, sabendo exatamente o que está acontecendo em cada um dos seus setores, a partir disso, a administração geral torna-se mais fácil e eficaz.

Investir nesse tipo de gestão é tão importante quanto manter o bom funcionamento de qualquer outra área da empresa, pois se trata da privacidade e segurança de papéis sigilosos (uma vez que não ficam visivelmente expostos); a criação de backups (cópias de segurança feitas pelo próprio computador) é uma garantia a mais de preservação dos documentos.

Por isso, se você é um gestor que pensa realmente na qualidade da sua empresa, não deixe de investir em uma boa gestão de documentos, pois certamente sentirá os resultados em todo o trabalho e também nos lucros, pois quanto maior a organização, mais fácil e ágil é a execução do próprio trabalho rotineiro.

Fábio Pereira