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Fluxograma

11 de abril de 2019

Organização

As empresas são construídas por pessoas – e processos. Como fazer com que todas as ações que buscam sucesso sejam executadas de maneira organizada e é claro, de maneira certa? Até hoje, a maioria das organizações apostam em planilhas, relatórios e fluxogramas, que são ferramentas que comprovadamente dão certo e podem ser utilizadas por qualquer pessoa, por serem muito práticas e intuitivas.

Quando se aposta em relatórios, é para garantir que ali haja uma descrição sobre como fazer determinada atividade ou sobre quais caminhos seguir em um sistema operacional para que se chegue a um local em que novas informações serão adicionadas, ou então, o relatório servirá de registro para atividades que foram feitas de determinada maneira e perseveraram. Dando acesso a esse tipo de documento a todos os funcionários através da intranet ou de qualquer meio de comunicação, um padrão poderá ser estabelecido e as atividades serão realizadas sempre da mesma maneira, garantindo o sucesso.

As planilhas servem principalmente para o registro e visualização de números, gráficos e resultados que foram alcançados a partir de determinada ação. Tanto a ação quanto seus resultados podem ser inseridos em planilhas que demonstram o passo a passo para se construir aqueles mesmos números esperados.

Os fluxogramas, por sua vez, são vários quadros interligados que recebem formatos diferentes para etapas diferentes de um processo. Demonstrar quando algo é iniciado por determinado setor, por exemplo, e depois de alguns passos, essa mesma tarefa passa a ser responsabilidade de outro setor – isso tudo pode ser demonstrado através da mudança desses quadros em um fluxo de informações que deixa claro, através de uma legenda, quais são as pessoas e setores responsáveis por determinadas situações.

Comunicação assertiva

Fazer com que os setores e os colaboradores inseridos neles saibam como se comunicar da melhor maneira, é um dos pontos essenciais para que todas as tarefas possam ser feitas de maneira a alcançar o sucesso. Muitas vezes, as empresas observam que a própria organização não consegue passar sua mensagem da maneira correta, assim como os colaboradores não apresentam maneiras de passarem informações de um para outro de maneira que essas informações cheguem a seu destino intactas. Isso geralmente causa desentendimento entre as pessoas e também muito retrabalho. É para evitar esse tipo de situação, que por mais diferente e descolada que a empresa possa ser, registrar o modo como suas tarefas são realizadas e como já foi feito até então, é a maneira mais correta e prática de padronizar as atividades. Isso facilita, por exemplo, quando na entrada de um novo funcionário, ele possa se inteirar de todo o funcionamento da empresa e até da hierarquia que lá é respeitada, e tudo isso pode ser feito através de fluxogramas ou outros documentos que tenham sido bem desenvolvidos e bem escritos.

É comum observar empresas que contratam funcionários que desde o primeiro dia de trabalho, ficam perdidos ao observarem os funcionários que já estão na empresa. Os que já ali trabalham, tem suas tarefas para serem entregues ao final do expediente, de maneira que ficam sem tempo para dar atenção aos novatos. Os processos são atropelados desde o início. Utilizando fluxogramas, é possível apresentar aos novos funcionários o funcionamento da empresa em geral facilmente.

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